Fonction de médiateur

Bureau du médiateur

Objet

Le médiateur offre aux membres un moyen gratuit, informel et indépendant de se plaindre de la manière dont les organes de la polity les traitent : retards, impolitesse, procédure inéquitable, décisions erronées, non-respect des propres règles de la polity. Le médiateur ne remplace ni les tribunaux ni l’arbitrage et ne peut annuler des décisions ; le bureau enquête, formule des recommandations et rend compte de ses travaux. Son autorité repose sur la publicité de ses travaux et sur l’obligation des organes de répondre.

Article 1. Nomination et indépendance

1. Le médiateur est nommé par l’assemblée à la majorité des deux tiers, sur proposition d’un comité de sélection comprenant des membres désignés par tirage au sort.
2. Le mandat est de sept ans et n’est pas renouvelable.
3. Le médiateur ne peut occuper aucune autre fonction au sein de la polity, appartenir à un organe dirigeant d’un groupe politique ni exercer une activité rémunérée susceptible de créer un conflit d’intérêts.
4. Le médiateur ne peut être révoqué qu’en cas d’incapacité ou de faute grave, à la majorité des deux tiers et après une audition.
5. Le budget du bureau est fixé pour toute la durée du mandat au moment de la nomination et indexé ; il ne peut être réduit pendant le mandat, sauf dans le cadre d’une réduction générale appliquée à tous les organes.

Article 2. Plaintes

1. Tout membre, résident ou toute personne touchée par une décision d’un organe de la polity peut déposer une plainte, par écrit, oralement ou en ligne, gratuitement et sans avocat.
2. Une plainte doit normalement être déposée dans les 12 mois suivant le fait visé. Le médiateur peut accepter une plainte tardive pour un motif valable.
3. Le plaignant devrait d’abord soumettre la question à l’organe concerné, sauf si cela serait déraisonnable.
4. Le médiateur peut également ouvrir une enquête de sa propre initiative lorsque plusieurs plaintes ou des informations publiques font apparaître une tendance récurrente.

Article 3. Enquête

1. Chaque organe de la polity doit donner au médiateur accès à ses dossiers, systèmes et personnels, et répondre à ses questions dans un délai de 30 jours.
2. Faire obstacle à une enquête constitue une violation de la charte et fait l’objet d’un signalement nominatif à l’assemblée.
3. Le médiateur peut clore une plainte par un règlement à l’amiable si le plaignant y consent.

Article 4. Conclusions et recommandations

1. Lorsqu’une plainte est jugée fondée, le médiateur recommande une mesure corrective : des excuses, une nouvelle décision, une indemnisation dans les limites fixées par la règle budgétaire, ou un changement de pratique.
2. L’organe concerné doit répondre dans un délai de 60 jours, en indiquant s’il accepte la recommandation et, dans le cas contraire, pour quelles raisons.
3. Les conclusions, recommandations et réponses sont publiées, après suppression de l’identité du plaignant, sauf demande contraire de sa part.
4. Chaque année, le médiateur rend compte à l’assemblée et énumère les recommandations qui ont été refusées ou n’ont pas été mises en œuvre.

Article 5. Examen systémique et suivi

1. Si un organe refuse une recommandation qui concerne plusieurs personnes, le médiateur peut présenter un rapport spécial à l’assemblée, qui doit en débattre dans un délai de 60 jours.
2. Le médiateur vérifie la mise en œuvre des recommandations acceptées au bout de six mois et en publie le résultat.
3. Le médiateur peut recommander des modifications aux règles, formulaires et procédures qui entraînent des plaintes répétées.

Article 6. Décisions automatisées

1. Lorsqu’une plainte porte sur une décision prise ou préparée par un système automatisé, le médiateur peut exiger de l’organe exploitant qu’il fournisse l’entrée correspondante du registre du système, le journal des décisions relatives au dossier, les données utilisées et une explication des motifs en langage clair.
2. Si le médiateur constate que le système produit le même type d’erreur pour de nombreuses personnes, il peut demander à l’organe de contrôle d’envisager une suspension au titre de la règle relative au registre des systèmes d’IA et recommander un réexamen groupé des décisions touchées.
3. Le personnel du médiateur possède ou peut consulter une expertise technique suffisante pour ces examens.

Article 7. Accessibilité et protection

1. Le bureau publie des informations pratiques dans chaque langue de travail de la polity et apporte son aide aux personnes qui ne peuvent pas écrire ou utiliser les canaux numériques.
2. Nul ne peut être pénalisé pour avoir déposé une plainte ou communiqué des informations au médiateur.
3. Les plaintes concernant le bureau du médiateur lui-même sont examinées par un auditeur indépendant nommé par l’assemblée.